Apa itu paperless? Istilah ini makin dikenal seiring kemajuan teknologi yang berdampak positif di banyak bidang, termasuk dunia bisnis.

Tak terkecuali dalam dunia usaha, di mana inovasi teknologi mulai diterapkan dalam operasional sehari-hari. Salah satu bentuk penerapannya adalah sistem kerja tanpa kertas atau paperless.

Dulu, setiap pembuatan dokumen penting hampir selalu membutuhkan media berupa kertas. Namun kini, penggunaan kertas mulai tergantikan oleh sistem digital. 

Perubahan ini tidak hanya memberikan efisiensi, tetapi juga berdampak lebih baik terhadap kelestarian lingkungan.

Pengurangan penggunaan kertas dianggap sebagai langkah positif karena mampu mengurangi efek negatif yang ditimbulkan dari produksi dan pembuangan kertas. 

Transisi dari penggunaan kertas ke sistem digital ini diharapkan bisa membantu menjaga lingkungan tetap lestari.

Tapi, sudahkah kamu benar-benar memahami apa itu paperless? Kalau belum, penjelasan ini bisa memberikan gambaran yang lebih jelas tentang sistem tanpa kertas tersebut.

Apa Itu Paperless?

Peralihan dari penggunaan kertas ke sistem digital atau yang dikenal dengan istilah paperless menunjukkan bagaimana kemajuan teknologi membawa dampak positif di berbagai aspek kehidupan, terutama dalam dunia bisnis.

Meski istilah ini cukup sering didengar, tidak sedikit yang masih belum memahami makna sebenarnya dari apa itu paperless.

Secara sederhana, paperless mengacu pada upaya mengurangi penggunaan kertas, terutama dalam pembuatan dokumen, dan menggantinya dengan sistem digital. 

Artinya, dokumen yang sebelumnya ditulis atau dicetak di atas kertas, kini beralih ke bentuk digital seperti file elektronik yang bisa diakses melalui perangkat komputer atau smartphone.

Sistem ini tak hanya diterapkan di sektor bisnis atau perusahaan saja, tetapi juga mulai diadopsi di berbagai bidang lainnya. 

Salah satu contohnya adalah sektor pendidikan, di mana pengumpulan tugas kini dilakukan melalui email, sistem pembelajaran daring, atau e-learning. 

Ini menjadi bukti bahwa konsep paperless perlahan mulai diterapkan secara luas di berbagai lini kehidupan.

Paperless dalam Segi Bisnis

Setelah memahami makna dari sistem tanpa kertas, penting juga untuk mengetahui sejauh mana penerapannya mampu memberikan keuntungan dalam dunia usaha. 

Faktanya, metode ini sudah cukup lama diterapkan dan semakin meluas penggunaannya. Meski demikian, masih ada sejumlah perusahaan yang tetap mengandalkan dokumen fisik.

Penggunaan pendekatan digital dalam dunia usaha ini membawa berbagai kelebihan. Penjelasan mendetail mengenai manfaatnya akan dibahas secara khusus pada bagian terpisah. Namun secara umum, sistem ini dikenal jauh lebih hemat waktu dan praktis.

Salah satu contohnya terlihat dalam proses pengiriman surat. Dulu, surat dalam bentuk cetak membutuhkan waktu lama, terlebih jika dikirim ke lokasi yang cukup jauh. 

Kini, dengan dukungan sistem digital, pengiriman dokumen bisa dilakukan dalam hitungan detik lewat layanan berbasis internet seperti email.

Dari ilustrasi tersebut, terlihat jelas bahwa beralih ke sistem digital dari penggunaan kertas memberikan kontribusi positif terhadap efisiensi dalam kegiatan bisnis.

Kertas dalam Segi Bisnis

Walaupun sistem tanpa kertas sudah mulai diterapkan, bukan berarti penggunaan kertas bisa sepenuhnya dihilangkan. 

Masih ada beberapa keperluan tertentu yang mengharuskan dokumen dibuat dalam bentuk fisik, seperti pada sejumlah lembaga resmi yang menangani urusan penting, termasuk lembaga pemerintahan.

Namun, saat ini pemerintah sudah mulai mengambil langkah menuju digitalisasi proses administrasi dan sistem kerja mereka. 

Meskipun berlangsung secara bertahap, tidak menutup kemungkinan sistem tanpa kertas nantinya akan diterapkan secara menyeluruh di berbagai sektor.

Keberadaan berbagai aplikasi serta situs daring juga menjadi contoh konkret dari upaya mengurangi ketergantungan terhadap dokumen fisik. 

Bahkan, pemerintah kini telah menyediakan beberapa layanan digital untuk memudahkan masyarakat dalam mengurus berbagai keperluan.

Selain menekan penggunaan kertas, langkah ini juga dianggap lebih praktis dan mempercepat proses, terutama bila dilihat dari sisi waktu dan efisiensi kerja.

Manfaat dari Paperless

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, sistem paperless memang membawa sejumlah keuntungan. 

Berbagai keunggulan inilah yang bisa menjadi alasan kuat bagi sebuah organisasi atau instansi untuk mulai beralih dari penggunaan kertas menuju sistem digital.

Buat kamu yang mungkin masih belum memahami sepenuhnya manfaat sistem paperless office, jangan khawatir. Penjelasan di bawah ini akan membantumu melihat lebih jelas berbagai sisi positif dari penerapannya.

Ramah Lingkungan

Salah satu manfaat utama dari sistem paperless adalah kontribusinya terhadap pelestarian lingkungan. 

Dengan mengurangi konsumsi kertas, berarti kita juga turut mengurangi kebutuhan akan penebangan pohon yang digunakan sebagai bahan baku kertas. Beralih ke sistem digital jelas menjadi langkah yang lebih ramah terhadap alam.

Jika semakin banyak pihak yang mengadopsi sistem ini, tentu dampaknya terhadap lingkungan akan semakin terasa positif. Langkah ini sekaligus mendukung upaya menjaga kelestarian sumber daya alam.

Lebih Praktis

Praktis adalah nilai plus lain dari sistem paperless. Dibandingkan membawa tumpukan dokumen fisik yang merepotkan, dokumen digital jauh lebih mudah ditangani. 

File dapat disimpan secara online dan diakses melalui berbagai perangkat, mulai dari ponsel pintar, laptop, hingga komputer.

Selain itu, pengiriman dokumen digital juga sangat cepat. Jika pengiriman dokumen fisik bisa memakan waktu lama, pengiriman digital bisa selesai hanya dalam hitungan detik, cukup lewat email atau aplikasi pesan.

Menghemat Waktu

Sistem ini juga sangat membantu dalam efisiensi waktu. Proses pencarian dokumen jadi lebih mudah karena tinggal menggunakan fitur pencarian pada perangkat digital. Kamu tak perlu lagi membongkar arsip fisik satu per satu yang bisa memakan waktu lama.

Cukup dengan mengetik kata kunci, dokumen yang kamu cari bisa langsung ditemukan dalam hitungan detik. Hal ini tentu sangat mendukung produktivitas kerja yang lebih cepat dan terorganisir.

Mengurangi Pengeluaran

Tak banyak yang menyadari bahwa penggunaan kertas dalam jumlah besar sebenarnya bisa membuat pengeluaran membengkak. 

Namun, dengan menerapkan sistem paperless, biaya yang biasanya dikeluarkan untuk pembelian kertas, tinta, dan alat cetak bisa ditekan secara signifikan.

Penghematan ini tentu akan terasa dampaknya dalam jangka panjang, terutama bagi perusahaan atau instansi dengan volume dokumen yang besar setiap harinya. Sistem paperless bisa menjadi solusi cerdas untuk efisiensi anggaran.

Aman

Salah satu keunggulan sistem paperless office adalah tingkat keamanannya. Jika dibandingkan dengan dokumen fisik yang mudah hilang atau rusak, dokumen digital lebih aman karena bisa disimpan secara online. 

Penggunaan layanan cloud memungkinkan file yang hilang untuk dipulihkan kembali, menjadikannya solusi yang lebih andal dalam manajemen dokumen.

Hemat Tempat

Berpindah ke sistem paperless berarti mengurangi penumpukan dokumen fisik yang memakan ruang. Dokumen digital bisa disimpan di perangkat seperti PC atau laptop. 

Jika penyimpanan penuh, tersedia opsi lain seperti flashdisk atau cloud, sehingga ruangan kantor tetap rapi dan efisien.

Mendukung Sistem Kerja WFH

Selama pandemi, sistem paperless sangat membantu dalam mendukung kerja dari rumah. 

Proses kirim, akses, dan penyimpanan dokumen jadi lebih cepat dan fleksibel tanpa harus hadir langsung di kantor, membuat pekerjaan tetap berjalan meski dalam kondisi terbatas.

Meningkatkan Produktivitas Kerja

Digitalisasi dokumen membuat alur kerja lebih cepat dan efisien. Tidak perlu lagi waktu lama untuk mencetak, menyortir, atau mencari dokumen. 

Dengan sistem paperless, produktivitas meningkat karena pekerjaan bisa dilakukan secara praktis dan tepat waktu.

Kekurangan Sistem Paperless

Selain membawa banyak manfaat, peralihan dari penggunaan kertas ke sistem digital alias paperless office juga memiliki sejumlah kekurangan. 

Meski begitu, berbagai kekurangan ini masih bisa diatasi dengan pendekatan yang tepat. Berikut ini beberapa kekurangan dari sistem paperless office yang penting untuk diketahui:

1. Ketergantungan pada Teknologi

Sistem paperless office tak bisa lepas dari penggunaan perangkat digital serta koneksi internet. Karena itu, saat perangkat seperti laptop atau komputer mengalami kerusakan, atau koneksi internet terganggu, maka proses kerja bisa terhambat.

Solusi yang bisa diterapkan adalah menyimpan salinan file penting secara online atau memakai media penyimpanan eksternal seperti flashdisk, sehingga dokumen tetap aman meskipun perangkat utama bermasalah.

2. Risiko Kesehatan

Penggunaan sistem kerja digital secara terus-menerus juga berdampak pada kesehatan, terutama pada mata yang cepat lelah akibat menatap layar dalam waktu lama. 

Selain itu, mengetik dalam durasi panjang juga bisa menimbulkan gangguan seperti carpal tunnel syndrome pada pergelangan tangan.

3. Sulit Dimusnahkan

Jika dibandingkan dengan kertas yang mudah dihancurkan, perangkat elektronik jauh lebih rumit untuk dimusnahkan secara aman. 

Dalam konteks daur ulang atau pembuangan, perangkat digital memerlukan perlakuan khusus agar tidak menimbulkan dampak lingkungan.

Walaupun terdapat beberapa kelemahan dalam penerapan sistem paperless office, hal ini tidak mengurangi nilai dari berbagai kelebihan yang dimilikinya. 

Seiring waktu, sistem ini diperkirakan akan terus berkembang dan diperbaiki, sehingga berbagai kekurangan yang ada bisa semakin diminimalkan.

Tips Penerapan Paperless Office

Seperti yang telah dijelaskan, sistem paperless office dijalankan secara digital dan daring. Meskipun memerlukan adaptasi, ada beberapa tips agar proses penerapan paperless office menjadi lebih efektif. Berikut penjelasannya:

Optimalkan Penggunaan Email

Pengiriman surat dan dokumen akan jauh lebih mudah dengan memanfaatkan email. Selain efisien, penggunaan email juga menambah kesan profesional. Tidak heran jika banyak perusahaan besar mengandalkan email untuk komunikasi resmi.

Manfaatkan Penyimpanan Digital

Karena paperless office bersifat digital, penyimpanan data pun bisa dilakukan secara digital. Selain menyimpan di perangkat seperti laptop atau komputer, sebaiknya buat salinan cadangan di media eksternal seperti flashdisk atau layanan penyimpanan online. 

Platform seperti Google Drive menyediakan kapasitas besar secara gratis. Penyimpanan ini juga berguna untuk menghindari kehilangan data akibat pencurian atau kerusakan perangkat, karena file bisa dikembalikan dari cadangan online.

Alihkan Memo ke Kalender Digital

Mengelola jadwal kerja lebih praktis jika menggunakan kalender digital dibandingkan memo fisik. Kalender digital memungkinkan pencatatan jadwal setiap jam, dan dapat terhubung ke email sehingga notifikasi pengingat otomatis muncul.

Berpindah ke Data Digital

Esensi dari paperless office adalah transformasi dari dokumen fisik ke digital. Setelah berhasil menerapkan ini, pekerjaan menjadi lebih cepat, aman, dan efisien. 

Oleh sebab itu, banyak perusahaan dan instansi mulai beralih ke sistem ini sebagai bagian dari modernisasi kerja mereka.

Alasan Kenapa Harus Paperless Office

Mungkin kamu masih merasa ragu untuk beralih dari penggunaan kertas ke sistem digital atau paperless office. Meski era digital sudah sangat maju dan segala sesuatu serba terkomputerisasi, kertas tetap memiliki peranan tertentu. 

Namun penggunaan kertas ini jauh lebih sedikit dibandingkan saat belum menggunakan paperless office. Ada beberapa alasan penting mengapa perusahaan atau instansi perlu mulai beralih ke sistem digital ini.

Menghindari Penumpukan Berkas

Dokumen berbentuk kertas yang terus dicetak akan memakan banyak ruang penyimpanan seiring waktu. Selain itu, waktu yang dibutuhkan untuk menata dan mencari dokumen fisik juga cukup banyak. 

Dengan paperless office, masalah tumpukan berkas dapat diminimalisir, dan proses pengelolaan dokumen menjadi lebih cepat dan efisien.

Keamanan Lebih Terjaga

Sistem paperless office tidak hanya menyimpan data di perangkat utama saja, tetapi juga memanfaatkan media penyimpanan eksternal seperti flashdisk dan layanan penyimpanan online. 

Cara ini membantu mengurangi risiko hilangnya data atau pencurian informasi.

Proses yang Lebih Cepat

Dibandingkan dengan dokumen fisik, pembuatan dan pengiriman dokumen digital jauh lebih cepat. Pengiriman dokumen ke klien bisa selesai dalam hitungan detik saja, sangat menghemat waktu.

Ramah terhadap Lingkungan

Pengurangan penggunaan kertas membantu menjaga jumlah pohon agar tidak berkurang. Jika jumlah pohon tetap terjaga atau bahkan bertambah, maka kondisi lingkungan akan lebih terjaga dan aman untuk masa depan.

Sebagai penutup, jadi, apa itu paperless? Sistem ini membantu mengurangi penggunaan kertas, mendukung efisiensi kerja, sekaligus menjaga kelestarian lingkungan sekitar kita.