JAKARTA - Lonjakan perjalanan ke luar negeri menjelang musim liburan kerap diikuti dengan meningkatnya permohonan visa di berbagai negara tujuan.
Kondisi ini tak jarang membuat proses pengajuan menjadi lebih padat, bahkan berisiko mengalami keterlambatan apabila pemohon tidak mempersiapkan dokumen dengan matang sejak awal. Di tengah situasi tersebut, kewaspadaan juga perlu ditingkatkan karena maraknya praktik penipuan yang mengatasnamakan layanan visa.
Melihat fenomena tersebut, VFS Global sebagai penyedia layanan outsourcing dan teknologi untuk pengajuan visa, membagikan sejumlah panduan penting agar proses pengajuan visa dapat berjalan lebih lancar, aman, dan minim kendala. Tips ini ditujukan bagi masyarakat yang berencana bepergian ke luar negeri, terutama saat permintaan visa meningkat tajam.
Simon Peachey, Chief Operating Officer VFS Global Australia, menekankan bahwa perencanaan yang matang menjadi kunci utama dalam menghadapi proses pengajuan visa. Mulai dari waktu pengajuan, kelengkapan dokumen, hingga ketelitian dalam mengisi formulir, seluruh tahapan harus diperhatikan dengan cermat agar perjalanan yang direncanakan tidak terganggu.
Berikut rangkuman tips penting dari VFS Global yang dapat membantu pemohon visa mempersiapkan proses pengajuan secara lebih optimal.
Ajukan Permohonan Visa Sejak Awal Perencanaan Perjalanan
Salah satu langkah paling krusial dalam pengajuan visa adalah menentukan waktu yang tepat untuk mengajukan permohonan. Simon Peachey menyarankan agar pemohon tidak menunda proses ini dan segera mengajukan visa setelah tiket pesawat serta akomodasi dikonfirmasi.
Pasalnya, sebagian besar negara tujuan sudah membuka layanan pengajuan visa hingga 180 hari atau sekitar enam bulan sebelum tanggal keberangkatan. Dengan mengajukan permohonan lebih awal, pemohon memiliki waktu yang cukup untuk menghadapi kemungkinan kendala administratif.
“Mengajukan visa lebih awal dapat membantu menghindari kejutan atau gangguan di menit-menit terakhir, seperti adanya permintaan informasi tambahan dari pihak berwenang,” ujar Simon.
Ia juga menambahkan bahwa mengetahui tujuan perjalanan sejak dini akan membantu pemohon memahami persyaratan khusus yang harus dipenuhi, sehingga proses pengajuan dapat berjalan lebih tertata.
Pastikan Seluruh Data Sesuai dengan Dokumen Resmi
Ketelitian dalam mengisi formulir aplikasi visa menjadi faktor penting berikutnya. Pemohon wajib memastikan seluruh informasi yang dicantumkan, mulai dari nama lengkap, nomor paspor, hingga tanggal lahir, benar-benar sesuai dengan dokumen resmi yang dimiliki.
Kesalahan kecil seperti perbedaan ejaan atau angka yang tidak sesuai kerap menjadi penyebab utama tertundanya proses pengajuan visa. Dalam beberapa kasus, pemohon diketahui mencantumkan data yang tidak identik dengan identitas resmi, sehingga memicu proses verifikasi ulang.
Oleh karena itu, sebelum mengirimkan formulir aplikasi, pemohon disarankan melakukan pengecekan ulang secara menyeluruh agar tidak terjadi perbedaan data yang berpotensi menghambat proses.
Perhatikan Standar Foto Sesuai Ketentuan Negara Tujuan
Selain formulir dan data pribadi, foto juga menjadi salah satu persyaratan penting dalam pengajuan visa. Simon menegaskan bahwa pemohon harus memastikan foto yang diajukan telah memenuhi standar yang ditetapkan oleh negara tujuan.
Seluruh ketentuan mengenai standar foto dapat ditemukan secara jelas di situs resmi VFS Global. Dalam beberapa kasus, VFS Global juga menyediakan layanan pengambilan foto langsung saat proses perekaman biometrik.
“Untuk beberapa pemerintah klien kami, VFS Global mengambil foto tersebut saat proses perekaman biometrik, sehingga pemohon dapat yakin bahwa fotonya sesuai,” ujar Simon.
Namun demikian, ia juga mengingatkan bahwa sejumlah negara masih mewajibkan pemohon menyerahkan foto cetak (hardcopy) dengan standar internasional tertentu. Karena itu, pemohon perlu memastikan jenis foto yang dibutuhkan agar tidak terjadi kekeliruan.
Lengkapi Seluruh Dokumen Sesuai Panduan Resmi
Kelengkapan dokumen menjadi faktor penentu kelancaran proses pengajuan visa. Simon menegaskan bahwa pemohon harus memastikan seluruh dokumen yang diwajibkan maupun dianjurkan oleh pemerintah negara tujuan telah disertakan dalam aplikasi.
Informasi lengkap mengenai daftar dokumen dapat diakses melalui situs resmi VFS Global untuk masing-masing negara tujuan. Setiap negara memiliki persyaratan yang berbeda, sehingga penting untuk membaca panduan secara saksama.
“Kekurangan satu dokumen atau informasi apa pun dapat menyebabkan keterlambatan atau gangguan dalam proses pengajuan. Karena itu, bacalah panduan dengan seksama dan pastikan semua dokumen yang diperlukan telah diserahkan,” kata Simon.
Langkah ini dinilai penting untuk meminimalkan risiko penundaan atau permintaan dokumen tambahan di tengah proses verifikasi.
Perhatikan Ketentuan Autentikasi Rekening Koran Bank
Selain dokumen perjalanan dan identitas, beberapa negara tujuan juga mewajibkan pemohon melampirkan rekening koran bank sebagai bukti kemampuan finansial. Simon menjelaskan bahwa dalam kondisi tertentu, rekening koran tersebut harus diautentikasi sesuai ketentuan yang berlaku.
Menurutnya, melampirkan rekening koran merupakan hal yang lazim dalam pengajuan visa, meskipun tidak semua negara mensyaratkan proses autentikasi. Namun, pemohon tetap perlu mencermati persyaratan khusus yang ditetapkan oleh negara tujuan.
“Oleh karena itu, perhatikan secara khusus persyaratan terkait rekening koran dan pastikan apakah dokumen tersebut perlu tersedia untuk proses autentikasi,” ujar Simon.
Dengan memahami ketentuan ini sejak awal, pemohon dapat menghindari risiko pengajuan ulang atau penundaan akibat dokumen keuangan yang tidak sesuai.
Dengan mengikuti panduan dari VFS Global ini, pemohon visa diharapkan dapat menjalani proses pengajuan dengan lebih tenang, terencana, dan terhindar dari kendala administratif. Persiapan yang matang tidak hanya memperlancar proses visa, tetapi juga memberikan rasa aman menjelang perjalanan ke luar negeri.
